Integritetspolicy

Den 25 maj 2018 träder en ny EU-förordning, GDPR (General Data Protection Regulation), i kraft och ersätter den nuvarande personuppgiftslagen (PUL). GDPR innebär att kraven på hur företag och organisationer får behandla personuppgifter skärps, samtidigt som dina rättigheter stärks.

Vi vill belysa tre viktiga punkter som vår nya integritetspolicy handlar om.

Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.
Vi förklarar hur vi använder de personuppgifter du delar med oss för att vi ska kunna erbjuda dig information om lediga lokaler, skicka ut nyhetsflöde och för dig som hyresgäst annan viktig information.
Vår integritetspolicy ska ge dig förståelse för vilka uppgifter vi samlar in och vad vi gör – respektive inte gör – med dem.

Kortfattat sparar vi aldrig mer personuppgifter än vad som är nödvändigt för att du ska kunna ta del av våra nyhetsflöden, lediga lokaler, bli fakturerad och för dig som hyresgäst annan viktig information. Vi ger aldrig ut uppgifter till tredje part i kommersiellt syfte. Alla uppgifter sparas säkert och aldrig längre än nödvändigt. Du äger alltid rätten att bli ”glömd” genom att kontakta oss och be oss plocka bort dig från våra system.

Vem samlar in dina uppgifter?

PEFAB-gruppen, en förkortning av Peter Eriksson Fastighets AB. PEFAB-gruppen är ett samlingsnamn för flera olika företag som ligger i samma företagsstruktur, bland annat Peter Eriksson Fastigheter i Åre AB, Fastighets AB Vretenborgsvägen, Fastighets AB E13, Hammarby Sjöstad fastighets AB, Jaypi Fastigheter AB, Hummelhamn AB och Fastighets AB Silvervagnen.

QO-gruppen, ett samlingsnamn för våra Quick Office kontorshotell. QO-gruppen inkluderar bland annat QO Sthlm AB, QO Kontorshotell i Nacka AB, QO Kontorshotell i Hammarby AB, QO Söder AB och QO Västberga AB.

PEFAB-gruppen och QO-gruppen ligger under samma ägare och delar databas vad gäller all information som finns inom företagen.

Vem har tillgång till dina uppgifter?

Dina uppgifter kan delas inom PEFAB-gruppen och QO-gruppen. Vi vidarebefordrar, säljer eller byter aldrig dina data för marknadsföringsändamål till tredje part utanför PEFAB-gruppen. Uppgifter som kan delas med tredje part är så kallade personuppgiftsbiträden, det vill säga företag som hanterar personuppgifter för PEFABS räkning.

Fastighetsdatasystem – För att kunna hantera och administrera avtal, felanmälningar och övriga ärenden gällande din lokal.

Bokföringssystem – För att kunna fakturera för hyran och tjänster.

Leverantörer – För att kunna städa, åtgärda fel, leverera den vara/tjänst du begärt av oss, till exempel fika, leverans av paket, blomsterbud med mera.

Tjänstebolag – För att kunna leverera IT-lösningar, skyltprogram, renhållning, lås och säkerhet.

Kreditupplysning – För att erhålla nödvändig ekonomisk fakta om bolaget som hyresgäst.

Sammanfattningsvis, de uppgifter PEFAB lämnar ut till tredje part används endast för att vi ska tillhandahålla våra tjänster till dig.

Vad lagrar vi för uppgifter om dig?

Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, företagsuppgifter samt ärendet i sig, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss.

Intresseanmälan och förfrågan

När du gör en förfrågan om våra lediga lokaler samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter för att kunna matcha dig mot en passande lokal. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används.

Hyreskontrakt och övriga avtal

När du tecknar avtal om att hyra lokal hos oss lagras de företagsuppgifter som du angivit vid avtalets tecknande. Så som företagets namn, organisationsnummer, fakturaadress, mailadress, telefonnummer, firmatecknare och kontaktperson.

Kvittering av nycklar, passagebrickor och parkeringstillstånd

När kvittering av nycklar, passagebrickor och – eller parkeringstillstånd görs samlas den enskildes uppgifter in, så som för- och efternamn, mailadress, telefonnummer och personnummer.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

PEFAB-gruppen samlar in dessa personuppgifter om dig som kund, hyresgäst och intressent för att kunna tillhandhålla våra tjänster, fullgöra våra åtaganden enligt avtal, samt ge dig adekvat information om din lokal och dess fastighet. Uppgifterna behövs också för att vi ska kunna identifiera dig, administrera fakturering, för statistiska ändamål och för internmarknadsföring. I syfte att ständigt förbättra våra tjänster använder vi även en del av informationen som underlag för utvärdering.

Var lagrar vi dina uppgifter?

Dina personuppgifter är trygga hos oss. De uppgifter som vi samlar in från dig lagras inom en lösenordskyddad databas i Sverige samt inlåsta i pappersformat.

Hur länge lagrar vi dina uppgifter?

PEFAB bevarar inte personuppgifter längre än nödvändigt. När personuppgifterna inte längre behövs raderas de. Detta gäller bland annat när en fråga har besvarats eller när ett avtalsförhållande har upphört och parternas mellanhavanden är slutreglerade. Uppgifterna kan dock i vissa fall behöva sparas även därefter enligt gällande skatte- och bokföringslagstiftning.

Du har rätt till tillgång av dina personuppgifter:

Du har rätt att när som helst begära information om de personuppgifter vi har om dig. Du kan kontakta PEFAB, som skickar dig dina personuppgifter via e-post.

Du har rätt till rättelse av dina personuppgifter:

Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter om de är felaktiga, inbegripet rätten att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Du har rätt till radering av dina personuppgifter:

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade, till exempel om behandlingen stödjer sig på ett samtycke och du återkallar detta samtycke. Detta gäller dock inte om vi är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna, exempelvis genom skatte- och bokföringslagstiftningen. Eller att du har ett pågående ärende med oss som exempelvis ett hyresförhållande eller obetald skuld.

Hur kan du utöva dina rättigheter?

Vi tar dataskydd på mycket stort allvar och du är alltid välkommen att kontakta oss med frågor och synpunkter. Kontaktuppgifter hittar du under kontaktfliken.

Du kan läsa mer om dina rättigheter på Datainspektionens hemsida.

Rätt att framföra klagan hos en tillsynsmyndighet:

Om du anser att PEFAB behandlar dina personuppgifter på ett oriktigt sätt kan du kontakta oss. Du har också rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet.

Uppdateringar till vårt integritetsmeddelande:

Vi kan behöva uppdatera vårt integritetsmeddelande. Den senaste versionen av integritetsmeddelandet finns alltid tillgängligt på vår webbplats. Vi meddelar dig om eventuella väsentliga förändringar i integritetsmeddelandet, exempelvis syftet med användningen av dina personuppgifter eller dina rättigheter.

Vi har aldrig, och kommer aldrig förmedla eller sälja dina uppgifter eller information om dig och ditt företag till tredje part som inte är våra personuppgiftsbiträden.

Vi kommer alltid att dela de uppgifter vi har som lagen kräver till myndigheter som exempelvis Skatteverket eller Polisen.